Хотя информатизация была призвана покончить с бумажным документооборотом, установить новые экологические нормы, на практике так не работает. Несмотря на электронные методы ведения учета, количество используемой в офисе бумаги не только не снизилось, но по некоторым расчетам возросло. Поэтому вопрос грамотной и экологически безопасной утилизации документов встает все острее.

Особенности утилизации офисных документов

Правила утилизации документов на предприятии

Утилизация скопившейся бумаги в квартире проходит очень просто. Достаточно взять старые тетрадки и другие подобные вещи, а затем отправить в корзину, либо отнести в пункт приема макулатуры.

С офисными бумагами сложнее, существует ряд ограничений:

  1. Утилизировать старые приказы, а также бухгалтерские документы можно только после того, как истечет срок хранения, которые устанавливается государством. По состоянию на 2021 году действует ФЗ-125.
  2. Утилизировать следует постепенно, освобождая архив от документов, которые по тем или иным причинам утратили свою ценность для компании.

Если компания хочет внести свой вклад в дело защиты окружающей среды, лучше использовать электронный документооборот, способный полностью устранить потребность в бумаге. Если для компании ценность экологической безопасности не определяющие, то можно руководствоваться экономией. Электронный документооборот снимает потребности не только в бумаге, но и принтерах, шредерах, копировальных аппаратах, многофункциональных устройствах и т. п. вещах.

Интересно, что офисная оргтехника тоже требует соблюдения определенных правил утилизации.

Документы с истекшим сроком годности

Если речь о первичных учетных актах, это право компании, но не обязанность. Тем не менее, надо соблюдать определенный порядок:

  1. Руководство компании выпускает приказ, в котором указывается необходимость уничтожения документов. Иначе надзорные органы могут заинтересоваться причиной отсутствия документов, которые формально есть, но фактически отсутствуют.
  2. Определение ценности документов. Необходимо руководствоваться действующим законодательством в области определения ценности документов. Они могут представлять практическую, либо научную ценность.
  3. Нахождение и внесение в перечень бумаг, у которых полностью истек срок хранения.
  4. Составление перечня бумаг на уничтожение.
  5. Уничтожение документов, согласно перечню.

В конечном счете рекомендуется сдать бумаги на макулатуру, если среди них нет секретных документов.

Специальные документы

Специальные документы

Для уничтожения архивных документов также созывается комиссия, которая находит бумаги по форме собственности, с истекшим сроком хранения. Отметим, что некоторые архивные бумаги должны постоянно храниться.

Для утилизации секретных документов создается отдельный акт, в котором перечисляются бумаги. Обязательное требование — уничтожение документов в закрытом помещении, куда не допускаются посторонние.

Заключение

Чаще всего используется шредирование — уничтожение документов в специальном устройстве, которое измельчает документы. Секретные документы уничтожают в печах, где поддерживаются очень высокие температуры. Таким образом уничтожаются жесткие диски, флешки и иные цифровые носители информации.

Если нужно избавиться от большого количества документов, производится выездная утилизация.

Несмотря на то, что методы утилизации бумаги известны давно, экологи отмечают факт перерасхода ресурсов. Информатизация, которая могла бы освободить людей от использования бумаги не приводит к этому.

Несмотря на имеющиеся возможности, продолжают уничтожаться деревья ради производства бумаги, которую потом будут сжигать.

Понравилась ли Вам статья?

Нажмите на звездочку =)

Средний рейтинг 0 / 5. Голосов: 0

Стань первым! Голосов еще нет.

Нам очень жаль, что статья вам не понравилась!

Помогите нам улучшить контент!

Подскажите, пожалуйста, как мы можем ее улучшить?